كيف تزيد من مستوى إنتاجيتك في العمل؟

هل سبق أن تمنيت لو كانت عدد ساعات اليوم أكثر؟ أو أن 24 ساعة في اليوم غير كافية لإنجاز جميع الأعمال التي ترغب بإنجازها؟ أو هل سبق أن راجعت نفسك في نهاية اليوم واكتشفت أنك لم تنجز أي مهمة بالرغم من محاولتك للعمل على إنهائها؟ قد تكون شعرت بالإحباط في نهاية اليوم لعدم قدرتك على إنجاز أي مهمة بالرغم من أن هناك العديد من المهام والمسؤوليات المتراكمة، وينتهي بك الأمر بتضييع الوقت دون أي إنجاز يُذكر. لا تقلق، فأنت لست الوحيد الذي يمر بهذه التجربة!

إن للوقت أهمية كبيرة بالنسبة لنا، ولن نتمكن من تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية دون إدارته بالشكل الصحيح. وبعد العديد من التجارب والخبرات التي مررنا بها، نقدم إليك أبرز طريقة تمكنك من رفع مستوى إنتاجيتك وتخصيص وقتاً للراحة والترفيه عن نفسك أيضاً.

1. ضع خطة والتزم بها مهما تطلّب الأمر

بالرغم من سهولة هذه النصيحة، ولكن عليك العمل بجد لتنفيذها. وهناك عدة طرق يمكنك اتباعها لوضع خطة فعالة وسهلة التنفيذ دون الشعور بالقلق أو التوتر. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لضمان النجاح في عملك وتحسين مستوى إنتاجيتك اليومية، والشهرية، والسنوية:

رتّب جدول مهامك بذكاء

يمكنك إدراج 50 مهمة في كل يوم أو أكثر، ولكن قد لا تستطيع إنجاز أي منها في حال لم تتبع جدول منظّم ومرتّب بطريقة صحيحة.

معظم الأشخاص الناجحين يرتّبون جداولهم وفقاً للدقائق وليس الساعات، ويخصصون قسطاً محدداً من الوقت لإنجاز مهام محددة يعلمون مسبقاً أنها تتطلب وقتاً وجهداً محددين.

فعلى سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن عمل فأنت تعلم مسبقاً أنك تحتاج إلى 30 دقيقة لإيجاد الوظيفة التي تبحث عنها، و35 دقيقة لكتابة الرسالة التعريفية، و25 دقيقة لكتابة الهدف الوظيفي لإدراجه على سيرتك الذاتية، وما يقارب دقيقتين للدخول إلى حسابك على بيت.كوم والتقدم للوظيفة التي ترغب بها. وبدلاً من تخصيص ساعتين من يومك لإنجاز هذه المهمة، قسّم يومك إلى فترات مدتها بين 10 أو 15 دقيقة بدلاً من فترات مدتها ساعة لتجنب تضييع وقتك.

خصص وقتاً للراحة والترفيه عن النفس

يتنفق الكثير من الأشخاص أن أفضل طريقة لترتيب جدولك هي من خلال اتباع طريقة "عدم الترتيب". عليك أولاً تخصيص وقت للأمور التي لا تشملها في جدولك عادةً، مثل تناول الطعام، واستراحات تناول القهوة، وتصفح الإنترنت، ووقت القيلولة، وخصص بعض الوقت للأمور الطارئة التي قد تظهر دون أن تحسب حسابها. ثانياً، عليك تخصيص وقتاً للمهام التي تريد إنجازها بشكل كامل خلال اليوم، أو خلال فترة معينة.

وسواءً اتبعت هذه الطريقة أم فضلّت اتباع الطريقة التقليدية في تنظيم وقتك، احرص على تخصيص وقتاً للراحة دائماً، فقد أظهرت الدراسات أن الدماغ يعمل بفترات مختلفة من الإنتاجية، لذا عليك أخذ قسطاً من الراحة أكثر من مرة خلال العمل على مشاريع أو مهام.

ولا يعني أخذ قسطاً من الراحة أن تسرح بتفكيرك أثناء جلوسك على مكتبك، أو تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، بل يعني أن عليك النهوض عن مكتبك والانخراط في نشاط ترفيهي لا يتعلق بالعمل؛ حيث يتطلب أداء عملك وضع مجهودك الكامل والتركيز بشكل تام في أداء عملك، بينما أخذ قسط من الراحة يعني الابتعاد قليلاً عن العمل ووقف التركيز الكامل لفترة وجيزة.

دوّن لائحة كاملة

لا شيء يعادل سوء إنهاء يومك وما زلت تمتلك لائحة طويلة من الأعمال غير المنجزة لسبب ما، ولتجنب الشعور بالإحباط احرص على كتابة جميع المهام التي أنجزتها إلى جانب تلك غير المنجزة؛ فمن السهل عليك أن تنسى المهام التي أنجزتها، كما أن رؤية المهام التي أكملتها ومستوى إنتاجيتك خلال اليوم سيعطيك شعور بالإنجاز وسيدفعك للعمل على إنجاز المهام المتبقية بشكل أفضل.

تجنب تعدد المهام

قد يعتقد الكثير أن تعدد المهام هي المفتاح لرفع مستوى الإنتاجية، لكن في الحقيقة قد يؤثر تعدد المهام بشكل سلبي على مستوى الإنتاجية، لأنك تحاول إنجاز أكثر من مهمة في نفس الوقت، وقد يضعك ذلك تحت ضغط كبير لإنجاز المهام جميعها، وقد ينتهي بك الأمر بالشعور بالإحباط إذا لم تنجز جميع المهام بنجاح.

إن تعدد المهام – والتي تعني إنجاز عدة مهام في نفس الوقت – هي استراتيجية غير واقعية وغير فعالة، بل هي مضيعة للوقت.

كما أن الانتقال من مهمة إلى أُخرى بشكل متكرر سينعكس بشكل سيء على مستوى إنتاجيتك وسيضعفها؛ حيث تتطلب كل مهمة طريقة تفكير معينة وطريقة أداء مختلفة وعقلية محددة، وتعدد المهام سيؤدي إلى شعورك بالارتباك وبالتالي إجهاد دماغك واستنزاف طاقتك دون الحصول على نتيجة تُذكر.

بدلاً من تعدد المهام، يمكنك ترتيب مهامك وفقاً للأهمية، وخصص وقتاً محدداً لكل مهمة مع التركيز على كل مهمة على حدا. ستساعدك هذه الاستراتيجية على تحسين جودة عملك، كما ستُقلل من الوقت الذي تستغرقه كل مهمة، وبالتالي ستستطيع إنجاز جميع المهام على لائحتك.